De acordo com a legislação brasileira em vigor, os sócios das sociedades empresárias limitadas e os acionistas das sociedades por ações devem se reunir, nos quatro primeiros meses seguintes ao término do exercício social, para (i) tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras; (ii) deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos; e (iii) eleger os administradores e os membros do conselho fiscal, quando for o caso.
Em geral, os exercícios sociais das sociedades no Brasil coincidem com o ano civil e encerram-se em 31 de dezembro de cada ano. Nesses casos, a reunião de sócios ou a assembleia geral ordinária, conforme o caso, deverá acontecer até o dia 30 de abril do ano seguinte.
Previamente à realização da reunião de sócios ou da assembleia geral ordinária são necessárias algumas providências: (i) a disponibilização das contas dos administradores, do balanço patrimonial e do resultado econômico aos sócios da sociedade limitada com 30 (trinta) dias de antecedência; (ii) publicação de anúncio aos acionistas da sociedade por ações com um mês de antecedência informando que o relatório da administração, as demonstrações financeiras, e demais documentos estão disponíveis para consulta; (iii) publicação dos referidos documentos pela sociedade por ações com 5 (cinco) dias de antecedência à assembleia geral ordinária; e (iv) convocação dos sócios ou acionistas nos termos da lei, ficando dispensada a convocação quando estiverem todos presentes.
Determinadas Juntas Comerciais (como por exemplo em São Paulo, Rio de Janeiro e Minas Gerais) exigem a publicação das demonstrações financeiras e do relatório da administração das sociedades limitadas classificadas como de grande porte, sob pena de indeferimento do arquivamento da ata que deliberar as referidas demonstrações financeiras e relatório de administração. Trata-se de uma exigência controversa e se for o caso informamos que é possível se opor à deliberação da Junta Comercial por meio da interposição de um mandado de segurança.
Por fim, informamos que a ata de reunião de sócios ou de assembleia geral ordinária deverá ser registrada perante a Junta Comercial competente.
Caso tenha interesse em obter mais informações, colocamos nosso escritório à disposição para auxiliar V. Sas. na execução da realização reunião anual de sócios /assembleia geral ordinária, e demais providencias.
Atenciosamente,
Leonardo Briganti e Priscila Gracitele Pinheiro de Castro Arlant
