Regulamentação da Participação e Votação a Distância em Reuniões e Assembleias

Em continuação ao tema da Medida Provisória n.º 931, publicada em 30 de março de 2020 (“MP”), em razão da pandemia COVID-19, que prorrogou o prazo para realização das assembleias gerais ordinárias e reuniões de sócios, bem como criou a possibilidade de participação e votação a distância para companhias fechadas, sociedades limitadas e cooperativas, e autorizou a Comissão de Valores Mobiliários – CVM e o Registro Empresarial e Integração – DREI regulamentar a realização de assembleias digitais.

O DREI e a CVM submeteram à consulta pública das minutas da instrução normativas disponibilizadas pelos referidos órgãos acerca da participação e votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades, nos termos da MP. Neste sentido, o DREI, em 14 de abril de 2020, por meio da instrução Normativa nº 79, regulamenta a participação e votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas.

Instrução Normativa DREI Nª 79:
Em 15 de abril de 2020 foi publicado no diário oficial da União a instrução normativa do DREI nº 79 (“IN”), que regulamenta a participação e o voto a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas.

A instrução normativa prevê a possibilidade das reuniões ou assembleias serem exclusivamente (i) semipresenciais, quando forem realizadas em local físico, mas com possibilidade de participação e voto a distância de acionistas, sócios e associados interessados, ou (ii) digitais, quando foram realizadas totalmente à distância, sem a realização em local físico. Para todos os fins legais, as reuniões e assembleias digitais serão consideradas como realizadas na sede da sociedade.

Todavia, deverão obedecer às normas atinentes ao Registro Público de Empresas quanto à convocação, instalação e deliberação, conforme a legislação do respectivo tipo societário, bem como às normas do contrato ou estatuto social da sociedade.

É importante destacar que o instrumento de convocação deve informar, em destaque, que a reunião ou assembleia será semipresencial ou digital, detalhando como os acionistas, sócios ou associados podem participar e votar a distância, por meio de boletim de voto a distância e/ou sistema eletrônico, e além de conter a lista de documentos exigidos para admissão dos Sócios na reunião ou assembleia.

Ademais, a IN possibilitou, para redução de custos decorrentes das publicações das informações, que elas sejam divulgadas de forma resumida no edital de convocação, com a indicação do website onde estarão disponíveis na íntegra para os sócios.

No que diz respeito à implementação do sistema eletrônico adotado pelas sociedades para realização da reunião ou assembleia semipresencial ou digital deve garantir (i) a segurança, a confiabilidade e a transparência necessárias para a validade da reunião ou assembleia, os termos da legislação e das normas regulamentares pertinentes; (ii) o registro de presença dos sócios, acionistas ou associados; (iii) a garantia e a preservação do direito de participação e voto a distância durante toda a reunião ou assembleia, bem como o exercício do direito de voto a distância por parte do acionista, sócio associado, e o seu respectivo registro; (iv) a possibilidade de visualização de documentos apresentados durante a reunião ou assembleia; (v) a gravação integral da reunião ou assembleia, que ficará arquivada na sede da sociedade.

Com a implementação do sistema eletrônico, destaca-se que a sociedade não poderá ser responsabilizada por problemas técnicos decorrentes de conexão ou equipamentos utilizados nas reuniões ou assembleias semipresenciais ou digitais, ou por situações que não estejam sob o seu controle.

A IN traz a possibilidade de participar à distância por meio do Boletim de Voto a Distância, que deve conter (i) todas as matérias constantes da ordem do dia da reunião ou assembleia semipresencial ou digital a que se refere, (ii) orientações sobre o seu envio à sociedade, (iii) indicação dos documentos que devem acompanhá-lo para verificação da identidade do acionista, sócio ou associado, bem como de eventual representante; e (iv) orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido.

Com relação a ata da reunião ou assembleia, a mesma deve constar a informação da forma de realização, semipresencial ou digital, especificando-se a forma de participação e o voto a distância. Os membros da mesa, presidente e secretário, da reunião ou assembleia deverão assinar a ata respectiva e consolidar, em documento único, a lista de presença, e declarar expressamente que atendeu todos os requisitos para a sua realização, especialmente os previstos nesta Instrução Normativa

Importante ressaltar que se a ata não for elaborada em documento físico, as assinaturas dos membros da mesa deverão ser feitas com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica; e devem ser assegurados meios para que possa ser impressa em papel, de forma legível e a qualquer momento, por quaisquer acionistas, sócios ou associados.

Para fins de registro, a cópia ou certidão da ata da reunião ou assembleia semipresencial ou digital deverá apresentar os mesmos requisitos legais constantes dos Manuais de Registros aprovados pelo DREI, naquilo que não conflitar com a IN.

Por fim, as reuniões ou assembleias já convocadas e ainda não realizadas, em virtude da pandemia COVID-19, poderão ser realizadas de forma semipresencial ou virtual, desde que todos os Sócios participem.

Audiência Pública SDM 03/2020 da CVM

A CVM submeteu à audiência pública em 06 de abril de 2020, nos termos do art. 8º, §3º, I, da Lei nº 6.385, de 1976, minuta de instrução propondo alterações na Instrução CVM nº 481, de 17 de dezembro de 2009, que dispõe sobre informações, pedidos públicos de procuração, participação e votação a distância em assembleias de acionistas.

Neste sentido, desde o ano de 2009 já é possível que os acionistas participem da assembleia à distância, não dispensando as companhias abertas da obrigação de realização presencial das assembleias gerais.

A proposta prevê ajustes pontuais à Instrução CVM nº 481, de 2009, para assegurar que assembleias gerais realizadas unicamente por meio digitais e que observem integralmente a legislação societária propiciem aos acionistas condições de participação análogas as que teriam caso participassem presencialmente.

A CVM propõe alterações de modo que o sistema eletrônico utilizado assegure, no mínimo, (i) possibilidade de os acionistas se manifestarem na assembleia e visualizarem documentos apresentados durante sua realização; (ii) a autenticidade e a segurança das comunicações durante a assembleia; (iii) o registro de presença dos acionistas; (iv) o registro dos respectivos votos; e (v) a gravação integral da assembleia.

Em suma, a IN DREI e a proposta da CVM preveem as mesmas necessidades para as sociedades, e trazem medidas para amenizar e flexibilizar as dificuldades na condução dos negócios sociais, incluindo a realização das reuniões ou assembleias gerais.

Nossa equipe do Societário acompanhará o andamento da proposta da CVM, e estará à disposição para eventuais dúvidas quanto ao tema.

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